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Diagnóstico de comunicação
Conversas individuais com sócios e funcionários, acompanhamento de reuniões reais e o mapeamento dos canais que a equipe já usa: chat, telefone, e-mail e reunião. Buscamos temas que circulam por dois canais, pedidos sem resposta e pessoas que dependem de recado verbal. A etapa leva de 1 a 2 semanas e fecha com um relatório que lista os pontos críticos em ordem de prioridade.
- Entrevistas com sócios, líderes e equipe operacional
- Observação de 2 ou 3 reuniões do dia a dia
- Mapa dos canais e dos pontos onde a informação se perde
- Relatório com lista priorizada de ações
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Matriz de comunicação
Tabela RACI que define quem avisa o quê, a quem, por qual via e em quanto tempo, com as funções de responsável, aprovador, consultado e informado. O ponto de partida é o diagnóstico, não um modelo pronto, e cada linha passa pelo líder da área. Prazo de 1 a 3 semanas, com regras para reuniões e modelos de ata, comunicado e e-mail.
- Matriz RACI validada linha a linha com cada líder
- Prazos de retorno conforme o assunto
- Modelos de pauta, ata, comunicado e assinatura de e-mail
- Regras de reunião: diária, semanal e mensal
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Piloto em uma equipe
As regras rodam em uma área por 2 a 4 semanas antes de chegar ao escritório inteiro. Conferimos se o canal certo foi usado, se as atas saíram no prazo combinado e o que a equipe achou pesado. O que não funcionou é cortado ou simplificado; só então a versão final é escrita e assinada pelos sócios.
- Escolha da equipe-piloto junto com os sócios
- Retorno semanal de 15 a 30 minutos com o líder
- Coleta de feedback por conversa e formulário curto
- Relatório do piloto com cortes e ajustes
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Workshops e guia de bolso
Encontros de 2 a 4 horas, em sala com projetor ou quadro branco ou por videoconferência, para treinar os modelos com casos da própria firma. Entregamos um guia de bolso de uma página com canais, prazos e formatos de reunião. Materiais criados por nós passam ao cliente conforme o que o contrato dispuser, por cessão ou licença de uso.
- Oficina prática com casos reais, sem dados pessoais
- Guia de bolso de uma página, impresso e digital
- Material de treinamento para novos colaboradores
- Termo de entrega com a lista de documentos
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Revisão e acompanhamento
Passados de 30 a 90 dias da implantação, o time responde a uma enquete de 5 a 8 perguntas e comparamos a rotina real com o texto das regras. Sai um relatório de aderência com ajustes sugeridos. O acompanhamento é mensal ou trimestral, conforme a empresa, e um responsável interno assume a rotina.
- Enquete de 5 a 8 perguntas respondida pelo time
- Relatório de aderência com pontos a ajustar
- Encontros mensais ou trimestrais com os líderes
- Transferência da rotina ao responsável interno
Conte onde o recado se perde na sua firma
Com 45 a 90 minutos de conversa já se define o ponto de partida. A proposta escrita sai entre 2 e 5 dias úteis.